Wir übernehmen den Einlass Ihres Events: digitale Gästeliste, Check-in-Team und Technik vor Ort. Auf Wunsch auch Einladung, Anmeldung und RSVP.
Schneller Check-in. Persönlicher Empfang.
Ob umfassendes Teilnehmermanagement, professioneller Gäste-Check-in oder flexible Unterstützung vor Ort – wir haben die passende Lösung für Ihre Veranstaltung.
Von der Einladung bis zum QR‑Ticket.
Einladung, Registrierung und RSVP bis zum persönlichen QR-Ticket für jeden Gast. Software und Service aus einer Hand.
Keine eigene Event-Software erforderlich.
Professioneller Check-in. Ohne Stau und Papierlisten.
Ihre Gästeliste, unser System und ein erfahrenes Eventteam am Einlass.
Kein Einladungs- oder RSVP-Management erforderlich.
Ihre Software. Unsere Erfahrung vor Ort.
Professionelle Unterstützung für bestehende Systeme und Teams.
Keine verpflichtende Buchung unserer eigenen Software.
Kundenfeedback: Der Digitale Check-in als Plug-&-Play-Lösung mit Software, Technik und Team ist oft die wirtschaftlichere Wahl.
Komplettpaket: Teilnehmermanagement und Digitaler Check-in lassen sich kombinieren. Dann begleiten wir Ihren Gästeprozess von der Einladung bis zum Einlass. Komplettpaket anfragen
Zwei Bausteine, zwei Abläufe. Einzeln buchbar oder kombiniert als Komplettpaket.
Wir klären Ziel, Gästekreis, Zeitplan und Datenschutz und legen den Ablauf gemeinsam fest.
Einladungen und Registrierungsseiten entstehen im Corporate Design, auf Wunsch zweisprachig.
Zu- und Absagen, Änderungen und Rückfragen laufen zentral bei uns. Sie sehen den Stand in Echtzeit.
Jeder Gast erhält seinen persönlichen QR-Code. Im Komplettpaket übernimmt unser Team damit den Check-in vor Ort.
Sie erhalten Zusagen, Absagen und auf Wunsch die Anwesenheit als belastbare Auswertung.
Sie senden uns Ihre Liste als Excel oder CSV oder laden die Zusagenliste aus Ihrem TNM-System hoch.
Wir prüfen die Daten, gleichen Dubletten ab und richten die digitale Gästeliste ein.
Ihre Gäste erhalten ihren QR-Code per E-Mail. Counter, iPads, mobiles Internet und auf Wunsch Drucker werden aufgebaut und getestet.
Unser Check-in-Personal empfängt Ihre Gäste, Nachmeldungen und Walk-ins inklusive.
Nach dem Event erhalten Sie den vollständigen Anwesenheitsstand.
Expertise on demand: Hier richtet sich der Ablauf nach Ihrem bestehenden System. Wir stimmen Setup, Rollen und Hardware individuell mit Ihnen ab und übernehmen am Eventtag Check-in-Leitung und Koordination. Mehr erfahren
Schnell eingecheckt, persönlich begrüßt. Unser Eventteam sorgt mit digitaler Gästeliste und smarter Technik für einen professionellen Empfang – vom ersten Lächeln bis zum Einlass.
01
Ein freundlicher Empfang und klare Orientierung – vom ersten Moment an.
02
Per QR-Code oder Namenssuche. Schnell, unkompliziert und in Echtzeit erfasst.
03Optional
Bedarfsgerecht produziert, direkt beim Check-in.
04
Ein Lächeln, das Namensschild und ein herzlicher Start in die Veranstaltung.
Ohne Namensschilddruck geht es nach dem digitalen Check-in direkt zum Einlass.
Echte Werte aus unseren Event-Auswertungen 2026. Der Durchsatz hängt von Counteranzahl, Namensschilddruck und Ankunftsverhalten der Gäste ab.
Ob Agentur, Unternehmen, Verband oder öffentliche Einrichtung: Wir bieten die passende Lösung für professionelles Teilnehmermanagement und einen reibungslosen Gästeempfang.
Wir übernehmen das Gästemanagement zuverlässig und flexibel – abgestimmt auf Ihre Prozesse und Kunden.
Lösungen für AgenturenFür VerbändeVon der Einladung bis zum Einlass: Wir organisieren den Gästeprozess für Tagungen und Versammlungen.
Lösungen für VerbändeFür UnternehmenOb Kundenveranstaltung, Jubiläum oder Konferenz: Wir sorgen für einen professionellen Gästeempfang.
Lösungen für UnternehmenFür öffentliche AuftraggeberStrukturierte Teilnehmerprozesse und ein souveräner Empfang – auch bei komplexen Gästelisten.
Lösungen für öffentliche Auftraggeber
Vom mobilen iPad-Check-in bis zum Self-Service-Kiosk: Wir stellen das passende Setup für Ihre Veranstaltung zusammen. Namensschilder und Event-Badges können bei Bedarf direkt vor Ort gedruckt werden.
Eine Auswahl durchgeführter Veranstaltungen 2026: Filmpremieren, Firmenjubiläen, Konferenzen und Veranstaltungen der öffentlichen Hand.
„Wer auf Qualität, Souveränität und ein modernes digitales Einladungs- und Teilnehmermanagement setzt, ist hier genau richtig. Top Leistung!“
„Die Zusammenarbeit mit Steffen war hervorragend. […] Unsere Veranstaltung war auch deshalb ein voller Erfolg, weil das Teilnehmendenmanagement super geklappt hat.“
„Steffen Stoltmann Events und der digitale Einlass-Service sind absolut empfehlenswert. Unsere hochkarätigen Gäste schätzten die kurzen Wartezeiten beim Einlass sehr.“
„Egal ob Berufsmesse oder Eröffnungsveranstaltung, hier wird professionell mit digitalem Einlassmanagement unterstützt und dem Rahmen ein entsprechendes Niveau geboten.“
Hinter Digitale Gästeliste stehen über 20 Jahre Eventerfahrung und ein Netzwerk erfahrener Eventprofis. Gegründet von Steffen Stoltmann, verbinden wir Eventmanagement, digitale Prozesse und operative Kompetenz zu einem professionellen Service für Agenturen und Unternehmen.
Sophie MauveWarm Welcome Managerin
Jeff BevzSenior Hospitality Guru
Jonas KrebsJunior First Impression Manager
Lisa SchneiderSenior Nice-to-Meet-You ExpertinGästedaten sind Vertrauenssache. Deshalb laufen Einladung, Registrierung und Check-in auf Servern in Deutschland, in zertifizierten Rechenzentren und mit klaren Verträgen.
Die Daten unserer Event-Software sweap liegen in Rechenzentren der IBM Deutschland GmbH in Frankfurt am Main. Verarbeitet wird ausschließlich in der EU.
ISO 27001 für Informationssicherheit, ISO 27018 und ISO 27701 für Datenschutz, dazu SOC 1 bis 3 und CSA STAR.
Übertragung per TLS, Datenbank mit AES-256 verschlüsselt. Tägliche verschlüsselte Backups werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen. Das AVV-Muster erhalten Sie vor Projektstart.
Registrierungsseiten setzen standardmäßig keine Cookies und laden Schriften und Bilder nicht von fremden Servern.
Gehostet bei netcup, zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 27701. Formulare laufen über unseren eigenen Server, ohne externe Formulardienste.
Angaben zur Software laut sweap, zur Website laut netcup, Stand Oktober 2026. Alle Details in unserer Datenschutzerklärung. Bei Expertise on demand arbeiten wir im System des Kunden, dort gelten dessen Maßnahmen.
Nein. Der Digitale Check-in ist ein eigenständiges Produkt: Sie liefern Ihre Gästeliste oder die Zusagenliste aus Ihrem TNM-System, wir übernehmen Einrichtung, QR-Code-Versand und Check-in vor Ort.
Ja. Teilnehmermanagement und Digitaler Check-in sind zwei Bausteine. Einzeln gebucht übernehmen wir Einladung, Registrierung und RSVP. Kombiniert als Komplettpaket begleiten wir Ihren Gästeprozess von der Einladung bis zum Einlass.
Ja, mit Expertise on demand. Wir übernehmen Check-in-Leitung, Personalbriefing und auf Wunsch Hardware, abgestimmt auf Ihr bestehendes System. Eine Buchung unserer eigenen Software ist nicht nötig.
Unsere standardisierten Servicepakete empfehlen wir ab rund 80 Gästen. Das ist eine Empfehlung, keine Mindestbuchung: Sprechen Sie uns auch bei kleineren Veranstaltungen gern an. Nach oben gibt es kein Limit.
Das hängt von Leistung, Gästezahl, Hardwarebedarf und Serviceumfang ab. Sie erhalten ein individuelles, unverbindliches Angebot innerhalb von 24 Stunden. Gebucht wird pro Veranstaltung, ohne Abo und ohne Mindestlaufzeit.
Per Excel- oder CSV-Import. Wir übernehmen Import, Prüfung und Bereinigung Ihrer Daten, DSGVO-konform auf Basis einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
Wir bringen eigene mobile Internet-Hardware mit und sind nicht auf das Netz des Veranstaltungsorts angewiesen. Geräte, Drucker und Verbindung werden vor dem ersten Gast aufgebaut und getestet.
Ja. Der Schlüssel ist die Zahl der Counter: Ein doppelt besetzter Counter schafft rund 100 bis 150 Check-ins pro Stunde mit Namensschilddruck und 150 bis 200 ohne. Gemessen in der heißen Phase: Drei doppelt besetzte Counter checken rund 5,5 Gäste pro Minute ein. Für 1.000 oder 2.500 Gäste pro Stunde planen wir die passende Zahl an Countern und Personal, damit niemand wartet.
Die Event-Software sweap aus Berlin, mit Servern in Frankfurt am Main. Wir sind sweap Ambassador Partner seit 2018, richten alles ein und betreiben es für Sie. Sie müssen keine Software lernen und keine Lizenz abschließen.
Sagen Sie uns, was Sie brauchen. Wir sagen Ihnen, welche Lösung passt.
Beschreiben Sie kurz Ihr Vorhaben. Wir prüfen Ihren Bedarf und melden uns persönlich mit einer ersten Einschätzung.
Brother QL-820NWB
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